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Pourquoi utiliser une messagerie vocale pour votre entreprise ?

messagerie vocale

Les rapports du secteur des télécommunications montrent qu’environ 60 % des appels téléphoniques aboutissent sur une boîte vocale. Selon d’autres chercheurs, ce chiffre pourrait même atteindre 75 %. Pourtant, la messagerie vocale est une fonction excessivement sous-estimée dans le monde des affaires, ce qui en diminue radicalement la crédibilité. Le NewYork Times affirme que 30 % des enregistrements de messages vocaux ne sont écoutés qu’après trois jours ou plus. Cela peut expliquer pourquoi 80 % des appelants ne croient pas que leurs messages sont notés.

Vous devriez peut-être reconsidérer cette approche. La messagerie vocale est un outil pratique qui permet aux clients d’interagir avec vous, même s’ils ne peuvent pas vous joindre à ce moment-là. Toutefois, pour encourager les clients à vous laisser un message, vous devez d’abord attirer leur attention en créant un message d’accueil professionnel impressionnant que personne n’abandonnera.

Pourquoi les messages d’accueil de la messagerie vocale sont-ils importants pour les entreprises ?

Selon Nectafy, 88 % des personnes qui recherchent une entreprise locale donnée vont soit appeler, soit se rendre au bureau dans les 24 heures. Mais si votre entreprise n’a pas grand-chose d’autre à offrir qu’un signal occupé, il y a de fortes chances que l’appelant raccroche et cherche une autre entreprise. Une entreprise qui lui donne la possibilité d’exprimer ses besoins. Vous venez de perdre un client potentiel.

Il est évident que vous ne pouvez pas répondre immédiatement à tous vos appels. C’est pourquoi vous devez préparer des messages d’accueil professionnels pour votre entreprise.

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4 façons clés dont un message d’accueil de qualité pour la messagerie vocale aide votre marque

  1. Il montre que vous êtes attentif : Un message d’accueil engageant montre que la demande de votre interlocuteur compte pour vous. Vous êtes simplement occupé à traiter un autre appel. L’assurance que les clients auront de vos nouvelles dès que possible les motive à rester dans votre entreprise.
  2. Il fait gagner du temps aux clients : À l’ère du numérique, les gens considèrent que la communication par messages est plus adaptée, car ils ont besoin de le faire rapidement. Grâce à un message d’accueil personnalisé, vous leur faites savoir qu’ils ont la possibilité de vous informer de leur demande sans faire la queue ou appeler plusieurs fois.
  3. Elle garantit l’exactitude : La messagerie vocale garantit que chaque cas sera traité par une personne compétente, sans qu’il soit nécessaire de répéter le même problème plusieurs fois. Les messages vocaux réduisent également les risques de malentendus et préparent les agents à un suivi. Un rappel approprié mais rapide fait des merveilles dans le renforcement des relations commerciales.
  4. Il vous aide à gérer les appels manqués : Les messages vocaux vous permettent de savoir quelles affaires sont vraiment urgentes et nécessitent une attention immédiate et lesquelles peuvent attendre un peu. Tenez compte du fait qu’un client ou un prospect qui a laissé un message vocal a déjà montré un intérêt plus profond pour vos services. Il peut être plus rentable pour vous de vous concentrer d’abord sur eux.

Ce qu’il faut inclure dans un message d’accueil téléphonique professionnel

Les messages d’accueil de la messagerie vocale ont une structure de base de ce qu’ils doivent contenir. La suivre peut vous servir de base pour élaborer un message parfait :

  •         Un message d’accueil initial
  •         Votre nom et le nom de votre entreprise
  •         Des excuses pour votre indisponibilité et une brève explication
  •         Une estimation de l’heure à laquelle vous pourrez rappeler l’appelant
  •         Une demande d’identité de l’appelant et la raison pour laquelle il vous contacte
  •         Une autre méthode de contact en cas d’extrême urgence, par exemple l’e-mail.
  •         Un appel à l’action, tel que « Laissez un message après le signal ».
  •         Remerciez l’appelant d’avoir pris le temps de laisser le message.

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